De meldcode op de factuur: zo doet u het goed

RVO koppelt elk goedgekeurd apparaat of materiaal aan een unieke meldcode in de gepubliceerde meldcodelijst. Volgens de huidige RVO-voorwaarden moet de meldcode op de factuur exact overeenkomen met een code uit die lijst. Zonder die koppeling kan RVO niet automatisch vaststellen dat het geleverde product voldoet aan de technische eisen voor de subsidie.

De meldcodelijsten worden periodiek bijgewerkt: codes kunnen worden toegevoegd, gewijzigd of komen te vervallen. Controleer daarom altijd de actuele lijsten op rvo.nl, want voorwaarden kunnen wijzigen.

Het vermelden van de meldcode is daarmee geen formaliteit: het is de schakel tussen de factuur en de door RVO goedgekeurde productspecificatie. Ontbreekt die schakel, dan vergroot dat het risico op vertraging of afwijzing voor uw klant.

De officiële meldcodes staan in de RVO-meldcodelijsten, gepubliceerd op rvo.nl. Er zijn aparte lijsten per maatregeltype, zoals warmtepompen, isolatie en zonneboilers. Zorg dat u altijd de meest actuele versie raadpleegt.

U kunt de meldcode van een apparaat of materiaal ook snel opzoeken via de laatst ingeladen RVO-meldcodelijst op ISDEscan. Zoek op merk of model en controleer of de code die u wilt gebruiken erin voorkomt. Bij twijfel raadpleegt u altijd de officiële RVO-lijst.

Vermeld de meldcode exact zoals hij in de RVO-lijst staat: geen afkortingen, geen aanvullingen, geen andere opmaak. Zet de code direct naast het merk en model van het apparaat of materiaal, zodat de koppeling voor RVO direct leesbaar is.

Let extra op tekens die makkelijk worden verwisseld: de cijfers 0 en 1 lijken sterk op de letters O, I en l. Ook extra spaties of een koppelteken op de verkeerde plek kunnen ertoe leiden dat RVO de code niet herkent. Controleer de code teken voor teken aan de hand van de lijst.

Zet de meldcode altijd op de definitieve factuur, niet alleen in de offerte of een begeleidende e-mail. RVO beoordeelt de factuur als brondocument; een meldcode die alleen elders staat vermeld volstaat doorgaans niet.

De meest voorkomende fout is dat de meldcode simpelweg ontbreekt op de factuur. Soms staat de code wel in de offerte of op een productblad, maar is hij vergeten bij het opstellen van de definitieve factuur.

Een tweede veelvoorkomend probleem is een typefout: een verwisselde 0 en O, een 1 in plaats van een I, of een spatie te veel of te weinig. Die kleine afwijking is genoeg om de automatische koppeling te verstoren.

Soms staat er wel een code op de factuur, maar hoort die niet bij het geleverde model. Dit kan gebeuren als een apparaat tussentijds is vervangen door een ander model zonder dat de code is bijgewerkt. Controleer altijd of de meldcode overeenkomt met het daadwerkelijk geïnstalleerde merk en model.

Tot slot: een meldcode die alleen in de offerte staat en niet op de definitieve factuur is overgenomen, volstaat doorgaans niet voor de RVO-beoordeling.