ISDE-factuureisen: wat moet er op de factuur die u opstelt?

Volgens de huidige RVO-voorwaarden wordt bij een ISDE-aanvraag beoordeeld of de factuur van een geregistreerd installatiebedrijf afkomstig is. Dat betekent dat uw bedrijfsnaam, KvK-nummer en het werkadres waar de installatie heeft plaatsgevonden op de factuur herkenbaar moeten zijn.

Daarnaast hanteert RVO een 24-maandstermijn: de factuurdatum mag doorgaans niet ouder zijn dan 24 maanden op het moment van indiening. Staat op de factuur een te oude datum, dan verkleint dat de kans op een succesvolle aanvraag aanzienlijk. Controleer de actuele termijn op rvo.nl, want voorwaarden kunnen wijzigen.

Merk en model van het geleverde apparaat of materiaal moeten leesbaar op de factuur staan, samen met de actuele meldcode. Die meldcode koppelt het apparaat aan de door RVO goedgekeurde lijst. Voor isolatiemaatregelen verwacht RVO ook de m² en de Rd- of U-waarde waar van toepassing. U kunt de meldcode van een apparaat gratis opzoeken in de laatst ingeladen RVO-meldcodelijst.

Tot slot moet uit de factuur blijken dat er daadwerkelijk installatiewerkzaamheden zijn verricht: een herkenbare arbeids- of installatieregel maakt duidelijk dat het niet om een losse aankoop gaat. BTW dient gespecificeerd te zijn.

Een van de meest voorkomende problemen is een ontbrekende of onjuiste meldcode. Soms staat er helemaal geen code, soms bevat de code een typefout, denk aan een verwisselde 0 en O of een extra spatie. RVO kan het apparaat dan niet koppelen aan de goedgekeurde lijst.

Een andere veelgemaakte fout is een factuur waarop alleen het apparaat staat vermeld zonder een arbeids- of installatieregel. RVO wil kunnen zien dat een installateur de maatregel daadwerkelijk heeft uitgevoerd, niet dat er alleen materiaal is geleverd.

Voor isolatiemaatregelen ontbreekt regelmatig de oppervlakte in m² of de Rd-waarde. Zonder die specificaties kan RVO niet beoordelen of aan de technische minimumeis is voldaan.

Tot slot: een te oude factuurdatum vergroot het risico op afwijzing op basis van de 24-maandstermijn. Controleer de actuele termijn op rvo.nl.

U verkleint het risico voor uw klant door de factuur zo volledig mogelijk op te stellen: bedrijfsnaam, KvK-nummer, werkadres, factuurdatum, merk/model, meldcode, m²/Rd waar van toepassing, een herkenbare arbeidsregel en een BTW-specificatie. Ontbreekt één element, dan kan dat de aanvraag vertragen.

Controleer de meldcode van het geleverde apparaat of materiaal in de laatst ingeladen RVO-meldcodelijst voordat de factuur wordt verzonden. Let op verwisselbare tekens zoals 0/O, 1/I/l en spaties.

Ontdekt u achteraf dat gegevens ontbreken, dan kunt u een gecorrigeerde of aanvullende factuur sturen. Of uw klant die nog bij RVO kan indienen hangt af van de stand van de aanvraag; controleer dit via uw klant of rechtstreeks op rvo.nl.